Privacy beleid

Vertrouwen,  zorgvuldigheid en duurzaamheid

Een duurzame en vertrouwde klantrelatie kan alleen bestaan als Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. zorgvuldig met gegevens omgaat. Gegevens die voor een belangrijk deel persoonsgegevens zijn. Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. heeft binnen de kaders van de privacywetgeving specifiek beleid ontwikkeld voor de bescherming van persoonsgegevens. Het privacybeleid wordt geëffectueerd in de  beveiligingsmaatregelen en de organisatorische maatregelen.

1 Bescherming van uw persoonsgegevens

Wettelijk kader

Klanten van Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. hebben er recht op dat zorgvuldig en overeenkomstig de wet- en regelgeving wordt omgegaan met hun gegevens. Dit houdt in dat het privacybeleid is afgestemd op de (Europese) Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Beginselen verwerking

Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. volgt voor de verwerking van persoonsgegevens de beginselen uit de privacywetgeving. Deze zijn:

• Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal u daarover adequaat informeren.
• Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V alleen voor bepaalde doeleinden verwerkt en als daarvoor een grondslag is zoals verwoord in de AVG.
• Niet meer of langer dan noodzakelijk: Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Als gegevens niet meer nodig zijn worden deze verwijderd.
• Vertrouwelijkheid: Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V verwerkt gegevens met inachtneming van geheimhoudingsplicht en integriteit.
• Technische en organisatorische beveiliging: Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V heeft passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken leveranciers van gegevens.

2 Welke persoonsgegevens worden gebruikt?

Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V gebruikt alleen de persoonsgegevens die voor een goede uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk zijn.

Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt. Zoals naam, adres, postcode, woonplaats, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer.

Zijn er andere persoonsgegevens noodzakelijk voor het nakomen van de overeenkomst of vanwege wettelijke verplichting dan wordt u hierover geïnformeerd op het moment dat Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V deze gegevens bij u opvraagt.

Afhankelijk van de soort dienstverlening en overeenkomst geven wij inzage in de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijkwijs verwerkt moeten worden.

Bijzondere persoonsgegevens

Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V neemt nooit gegevens van klanten in de systemen op die strikt prive en van persoonlijke aard zijn. Gegevens over etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze of levensbeschouwlijke overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden of andere organisaties zijn voor ons niet relevant en worden dus niet geregistreerd. Dat zelfde geldt voor biometrische gegevens of gegevens over gezondheid, seksuele gedrag of -gerichtheid.

Gevoelige persoonsgegevens

De dienstverlening van Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V is divers en heeft doorgaans de strekking van informatieverzorging. Klanten kunnen van Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V gegevens ontvangen die voorzien in de informatiebehoefte voor de bedrijfsvoering. Deze gegevens kunnen worden aangemerkt als gevoelig, reden om hier met de grootste zorgvuldigheid om te gaan. Datzelfde geldt voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden.

3 Doel en grondslag verwerking persoonsgegevens

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en de UAVG (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming) stellen hoge eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V is in compliance met deze regelgeving. Persoonsgegevens worden rechtmatig, behoorlijk en transparant en voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven gerechtvaardigde doeleinden verzameld en verwerkt. En voor het doel van de verwerking van persoonsgegevens neemt Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V toereikendheid, juistheid en actualiteit in acht. Technische en organisatorische maatregelen zorgen voor het waarborgen van de beveiliging van gegevens.

Voor de dienstverlening en bedrijfsvoering van Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V is verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk. Dat vindt plaats op basis van de volgende grondslagen:

1. Alleen verwerking gegevens in het kader van de overeenkomst: voor de uitvoering van de overeenkomst worden uitsluitend gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn en waarvoor betrokkene toestemming heeft gegeven.
2. Wettelijke verplichting: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geeft verplichtingen van de klant de identiteit vast te stellen en te verifiëren. Datzelfde geldt bij rechtspersonen voor wat betreft de uiteindelijk belanghebbende ofwel de Ultimate Beneficial Owner (UBO).
3. Gerechtvaardigd belang: deze grondslag ziet op de noodzaak van toepassing van diverse bewerkingen van gegevens binnen de bedrijfsvoering van Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V
4. Toestemming: de betrokkene waarvan of waarvoor gegevens worden verwerkt geeft altijd toestemming.

4 Dienstverlening door derden: Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V maakt gebruik van diensten van andere partijen en leveranciers van informatie. Deze levering valt onder de verantwoordelijkheid van Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V. In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd die een juiste, volledige en veilige verwerking waarborgen waarbij geheimhouding wordt gegarandeerd,

5 Verstrekking aan derden: Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V zal geen gegevens aan derden verstrekken tenzij de klant daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Gaat het echter om Wwft verplichtingen, zoals bij verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties, dan is Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V wel verplicht dit te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU).

6 Uw rechten

Betrokkenen waarvan gegevens worden verwerkt hebben het recht te worden geïnformeerd voor dat de persoonsgegevens worden verwerkt. In de overeenkomst en opdracht wordt de klant en eventuele andere betrokkenen op de hoogte gesteld.

Van de verwerking van gegevens kan altijd inzage worden gevraagd en verstrekt. U kunt inzage aanvragen per e-mail, per brief of telefonisch.

Blijkt dat persoonsgegevens die Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V heeft verwerkt niet of niet volledig correct zijn dan leidt dat tot rectificatie of verwijdering van gegevens.

Verder wijzen wij u op de mogelijkheid van beperking van verwerking in specifieke situaties. U kunt altijd bezwaar maken. Dit kan per e-mail of per brief.

7 Beveiliging

Van Der Molen Accountants & Adviseurs B.V waarborgt de privacy van de klant door diverse maatregelen die verankerd zijn in de processen van de bedrijfsvoering. Deze bestaan uit:

• Beperking van gegevens, alleen verwerking van gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst;
• Inachtneming van de bewaartermijn in overeenstemming met wettelijke bepalingen
• Technische beveiliging van computersystemen, programmatuur en hardware
• Afspraken en condities voor beveiliging bij leveranciers van gegevens en bij andere partijen
• Administratief-organisatorische maatregelen voor verwerking

Hoewel deze maatregelen adequaat zijn kan het voorkomen dat er een datalek ontstaat. Dit is nooit volledig uit te sluiten. Een dergelijk incident zal direct onderzocht worden. Wij stellen u meteen op de hoogte. De wet vereist dat een datalek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft u zelf een datalek gesignaleerd, stelt u dan direct Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V telefonisch op de hoogte zodat eventuele ernstige schade kan worden voorkomen.

8 Vragen en klachten

Van Der Molen Accountants &Adviseurs B.V heeft als kernwaarden zorgvuldigheid, integriteit, betrouwbaarheid en professionaliteit. Kernwaarden die van toepassing zijn op alle dienstverlening. Het kan zijn dat u toch vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens. Om u direct van dienst te zijn vragen wij u ons telefonisch te benaderen. Dan hebben wij snel een oplossing voor u.