Digitalisering bedrijfsvoering Rijksuniversiteit Groningen

Dankzij de technologische vooruitgang personaliseert het onderwijs zich volgens de principes van 'any time, any place, any path, any space'. Om de flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruikerservaring te kunnen bieden die nodig zijn om succesvol te zijn, is een passende IT-infrastructuur essentieel - Ronald Stolk van de Rijksuniversiteit Groningen deelt zijn visie op dit onderwerp.

Ronald Stolk is directeur Centrum Informatie Technologie (CIT) en CIO van de Rijksuniversiteit Groningen, een brede onderwijs- en onderzoeksinstelling met 40.000 studenten en 8.000 medewerkers. Stolk is sinds 2017 verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken van de universiteit - dit omvat de IT-organisatie, de glasvezelinfrastructuur, de datacenters, applicaties en de hardware in de studiezalen.

Naast kantoorautomatisering, gericht op onder meer HR, financiën en facilitaire zaken, biedt de CIO ook technologische ondersteuning aan het onderzoeks- en onderwijsdomein.

Om haar ambitie waar te maken, werd vijf jaar geleden een transformatie in gang gezet (die ruim twee jaar geleden werd afgerond). Het IT-personeel werd domeinoverstijgend georganiseerd in Agile teams. Consultants combineerden IT en specifieke domeinkennis en zochten samen met docenten en onderzoekers naar de best passende oplossingen. Ook de reguliere diensten werden op deze manier ondersteund.

De Covid-pandemie heeft nog beter zichtbaar gemaakt hoe belangrijk digitalisering is voor de universiteit. "In die zin bouwen we steeds meer op IT", zegt Stolk. "Vanuit een traditionele structuur ben je veel te traag om dat snel en adequaat te ondersteunen. Daarom moet je verantwoordelijkheden verder in de organisatie toewijzen: mensen moeten tot op zekere hoogte zelf beslissingen kunnen nemen in samenwerking met de IT-consultants."

Expertise

Veel zaken worden intern ontwikkeld op basis van de aanwezige expertise. Denk in termen van onderwijs aan de mogelijkheden voor examinering in digitale lokalen, waar studenten bijvoorbeeld dingen moeten kunnen opzoeken in Wikipedia, maar niet online met vrienden mogen praten. Dat vraagt om specifieke aanpassingen van het netwerk. Bij de digitale toetsen die leerlingen thuis kunnen maken, zijn de vragen gerandomiseerd, wat discussiëren lastig maakt.

Bij onderzoek gaat het vaak om het faciliteren van gegevensverwerking, soms met eigen apparatuur en eigen datasets, die uiteraard moeten voldoen aan de FAIR-principes van vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar. Bovendien beschikt de universiteit van oudsher over capaciteiten voor high-performance computing - ooit opgezet voor de gegevensverwerking van de radiotelescoop van Westerbork.

De omvang en diversiteit van de Rijksuniversiteit Groningen stelt Stolk - die ook hoogleraar klinische epidemiologie is - en zijn collega's voor uitdagingen als het gaat om veilige, krachtige, beschikbare en passende IT-ondersteuning. "We bedienen de meest eigenzinnige bèta-onderzoekers, die zich liever niet laten beperken door standaarden, maar ook filosofen die bij wijze van spreken vooral een tekstprogramma gebruiken."

Uitdagingen

Uiteraard ligt er binnen alle functies en domeinen een grote nadruk op beveiliging. Het is belangrijk dat studenten en medewerkers zich beperken tot centraal gefaciliteerde en gecontroleerde voorzieningen en geen bestanden en gegevens delen via Dropbox of andere diensten. "Dan kunnen hackers in een handomdraai binnenkomen. Het delen van wachtwoorden met collega's en assistenten wordt voorkomen door tweefactorauthenticatie."

"Daarnaast is er qua beveiliging ook een gedragskant", vervolgt Stolk. "Mensen moeten begrijpen dat je qua IT niet zomaar allerlei dingen kunt binnenhalen die je zelf hebt gekocht of ontwikkeld. Zoiets zou bijvoorbeeld bij een bank ondenkbaar zijn. Daar gaat iedereen automatisch mee met de standaard."

Daarnaast speelt er nog een andere spanning. "Aan universiteiten werken heel bijzondere en belangrijke mensen die mooie dingen ontdekken voor de samenleving. Daarbij verleggen ze vaak de grenzen: zelf oplossingen bouwen voor onderzoek, dingen uitvinden. Die docenten en onderzoekers maken deel uit van een van de elf faculteiten, die allemaal anders georganiseerd zijn. Ze hebben een zekere mate van autonomie en daarmee ook hun eigen wensen ten aanzien van dezelfde centrale IT-dienst."

Bestuur

Anderson MacGyver heeft de universiteit effectief ondersteund op hun reis. De Agile transformatie die vijf jaar geleden is ingezet is 'uitgevoerd' om vragen en verzoeken eenvoudig te kunnen vertalen naar de best passende oplossingen. Stolk: "De optimale governance is duidelijk gevisualiseerd met gebieden en kleuren. Bovendien wordt onderscheid gemaakt tussen IT-ondersteuning die gestandaardiseerd kan worden en IT waarmee je je als Rijksuniversiteit Groningen echt onderscheidt."

"Zo hebben we onlangs een rekencluster dat tonnen kost in de infrastructuur opgenomen, gefinancierd uit het decentrale onderzoeksbudget. Soms is er een grijs gebied, met een server die ergens onder een bureau of in een bezemkast draait. Dan heb je een uitdaging op het gebied van governance. Anderson MacGyver heeft ons geleerd hoe we die dingen het beste kunnen interpreteren en bijsturen."

"De blik van buitenaf door de experts van Anderson MacGyver is dat ze niet beperkt worden door taboes. Ingesleten gewoontes komen gemakkelijk ter sprake. Ik ben tevreden met wat we voor elkaar hebben gekregen en blijf werken aan steeds meer verbetering."